5大要素缺一不可!短短几秒内,决定你的简报成败

2020 02/25 21:29
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由 远见杂志 提供 编按:开会报告的时候,你是否也很常用简报呢?5大元素,是吸引听众的好帮手,不只是能够吸引观众的目光,也能够逐步累积听众对你的信任感,进而更认同你所做的报告。(本文摘自《如何帮鸡洗澡》一书,

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  编按:开会报告的时候,你是否也很常用简报呢?5大元素,是吸引听众的好帮手,不只是能够吸引观众的目光,也能够逐步累积听众对你的信任感,进而更认同你所做的报告。(本文摘自《如何帮鸡洗澡》一书,以下为摘文。)

  1. 开场要强

  简报的头几分钟最重要,请务必树立一个强大的开场。之所以有此必要是基于两大理由。

  首先,一个好的开始就会激发你的动力。你会因此安心,进而觉得有自信。这些感觉会驱策你持续向前迈进。

  其次,观众用不了多久就会下定论。他们会判断你是否可信,你谈的主题是否重要。诚如经济学家丹尼尔.康纳曼所言:「当帅气又充满自信的讲者一上台……可想而知观众一定会给他超乎应有的评价。」

  这些论断很快就会成形。搞笑团体「潘恩&泰勒」(Penn & Teller)的潘恩.吉列特(Penn Jillette)就说:「当你登场之后,只有两分钟的时间可以设法让观众心里产生『这挺重要的』或『这就是我要的』之类的念头。」

  吉列特对下定论所需的时间算是高估了。研究指出,一般人差不多在短短几秒钟内就下定论了。

  2. 穿着得体

  © 由 远见杂志 提供讲者的穿着对观众的观感影响甚钜。取自pexels讲者的穿着对观众的观感影响甚钜。取自pexels

  讲者的穿着对观众的观感影响甚钜,厉害的讲者都很清楚这一点。英国首相邱吉尔透过服装、手势和一些象征精心打造自己的形象。贾伯斯则用衣着来定义个人风格。个人品牌专家布兰达.班斯就表示:「他人主要是从你的外表——也就是从头到脚给人的感觉——来评断你,这是铁证如山的现实,每个人都一样,这纯粹是人的天性。」

  穿着方面应多加斟酌。著有《说话像邱吉尔,站姿像林肯》(Speak Like Churchill, Stand Like Lincoln)的詹姆斯.何莫斯建议:「服装会替你代言,应审慎或刻意地挑选服装。」

  因此,做简报的时候,别挑你那件新英格兰爱国者队的运动衫,印着「我爸妈去夏威夷度假回来就只送我这件蠢T恤」字样的T恤也千万别穿出门。穿着一定要适当得体,展现出你在乎。

  当然你也应该对工作场合敏锐一点,假如你在一家穿短裤很平常、执行长会穿夹脚拖开会那种不拘小节的公司上班,自然不必打领带做简报。

  一般原则就是先考量观众的特性,然后再穿得稍微更正式一点。比方说如果资深副理会穿牛仔裤,你就应该穿西装裤。假设执行长会穿合身的西装或套装,你也应该比照办理。

  3. 站着做简报

  © 由 远见杂志 提供站着做简报,有助于你控制场面。取自pexels站着做简报,有助于你控制场面。取自pexels

  基本上最好站着做简报。准备要上场的时候,你从椅子上起身,往简报场地的前方走去,接着开始做你的简报。

  之所以要站着做简报,最主要的原因就是有助于你控制场面。当你站着讲话而其他人全都坐着的时候,你自然会成为大家注目的焦点。观众的眼光会跟随你,你握有主导与形塑对话的力量。

  当你站在一群就座的观众面前,你的手上拥有很大的权力。你可以加快或放慢节奏,可以选择要不要指定某位观众发言。你可以望着观众点点头,表示对他们的鼓励。你可以别过头去,打断别人说话。你也可以选择是否要在活动挂图上写下重要事项。

  但如果你也坐着的话,影响力就没有这么大了。观众的目光会停留在最资深的人身上,那么这场会议的节奏可能就是由这位人士来决定了。这种情况下,你要打断别人的发言谈何容易。你要是坐在桌子的这一头,该如何阻止坐在另一边那个人高谈阔论呢?你莫可奈何。

  不过如果你开的是小组会议的话就不一样了。开小组会议的时候,最好所有人都坐下来讨论,毕竟你的目标是希望大家共襄盛举,促进团队精神。平起平坐有助于鼓励大家勇于发言,进行热烈讨论。

  4. 找到你的站位

  一开始做简报时,请务必确认自己站在适当的位置。简报注意事项当中最简单的一项就是找到适当站位。

  站位的考量有三个重点。第一,你应该成为全场的注目焦点,所以必须找到一个最显著的位置。观众的目光自然会看哪里?那个地方就是你该站的地方。

  其次是你应该站在跟现场最重要的人呈对角线的位置。每一场会议都会有一个关键人物,这个人通常就是最资深的人,但未必都是如此,关键人物也有可能是某个特别有影响力的人。

  假设你如下图跟关键人物站在同一侧,你就会挡住他们看萤幕的视线。这一点请特别注意。

  © 由 远见杂志 提供跟关键人物站在同一侧,你就会挡住他们看萤幕的视线。宝鼎出版提供跟关键人物站在同一侧,你就会挡住他们看萤幕的视线。宝鼎出版提供

  只要站在对角线的位置,关键人物不但可以清楚看到萤幕,也会清楚看到你。这种站位的效果特别好。

  © 由 远见杂志 提供站在对角线的位置。宝鼎出版提供站在对角线的位置。宝鼎出版提供

  第三个重点是,万万不可站在投影机前面。只要一站在投影机前面,就会显得你经验不够老到。萤幕上的字有一半打在你胸口上,不但让你看起来很诡异,还有碍简报的进行。另外,投影机的光束也会照进你眼睛里,让你觉得很刺眼而瞇起眼睛。这种模样的你就不是最佳状态了。

  当然,如果你已经把场地打点妥当,也走过一遍动线,就不需要担心站位的问题,因为你已经知道哪个位置最恰当,同时也掌握了足够的活动范围。

  5. 特别注意头几页

  头几页投影片会为整场简报打下基础。因此,在规划简报和演练时,头几页一定要多花一些心思。

  简报开场的方法有很多种,有些人会做一些疯狂又戏剧化的事情来吸引观众目光,有些人则开门见山,直接从会议目标和议程讲起,让观众静下心来。

  我个人的建议是直接切入重点,先从强调会议的目的着手。这种开场很平实,却富有成效,也符合观众的期待,而且中规中矩,绝对不会因此惹上麻烦。

  © 由 远见杂志 提供中规中矩的开场很平实,却富有成效,也符合观众的期待,绝对不会因此惹上麻烦。取自pexels中规中矩的开场很平实,却富有成效,也符合观众的期待,绝对不会因此惹上麻烦。取自pexels

  戏剧化开场做起来不容易,风险又很大。这种开场首先会碰到的问题就是,你必须想出一些特别引人注目又让人意想不到的桥段。以大组织来说,做简报的机会很频繁,说不定一个星期就有好几场简报要做,哪有办法场场都制造惊人的效果?

  再者,许多会议刚开始的场面都很乱。开场的时候,有一部分观众还在聊天,有些人正在看手机检查邮件,少数人大概晚一点才晃进来。毕竟简报现场不是剧院,会在开演前把门锁上。这些都是戏剧化开场不容易成功的原因。

  另外一个更麻烦的问题就是,戏剧化开场的风险很大。一个充满惊喜的开场想必是前所未有,因此你无法百分之百肯定事情会如何发展。这也表示开场出乱子的机率很大。最难堪的莫过于把戏剧化开场弄巧成拙了。

  所以倒不如中规中矩,用符合一般期待又理所当然的做法来开场即可。既然不是为了夺得「商务简报最佳戏剧化表现」大奖,那就努力争取观众的认同,针对你的定价建议达成共识吧。

  不过话说回来,假如你的主要观众对戏剧化开场情有独钟,当然要投其所好。无论如何你都要努力跟观众建立连结,设法取悦他们。

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